Una empresa puede realizar pocos viajes al mes y aun así perder tiempo, dinero y control cuando cada solicitud se resuelve de manera diferente, una persona pide un vuelo por correo, otra reserva directamente con la aerolínea, un gerente aprueba por mensaje, Administración recibe la factura días después y nadie sabe con claridad qué hacer cuando el itinerario cambia.
El problema adquiere mayor importancia conforme aumenta el costo de viajar, la Global Business Travel Association, GBTA, proyecta que el gasto mundial en viajes de negocios alcance 1.71 billones de dólares en 2026, 7.2% más que el año anterior, mientras el número de desplazamientos crecería alrededor de 1.3%, hasta superar 1,840 millones de viajes, una diferencia que refleja el peso creciente de los costos de transporte y otros componentes del viaje. Fuente: https://gbta.org/es/global-business-travel-spending-to-hit-record-1-71-trillion-in-2026-while-trips-reach-1-84-billion-says-gbta-forecast/
Una política de viajes corporativos permite dejar de decidir desde cero cada vez que alguien necesita desplazarse por trabajo, su función consiste en establecer criterios comunes para solicitar, autorizar, reservar, pagar, comprobar y modificar un viaje, además de definir qué responsabilidades corresponden al viajero, al aprobador, a Administración, a Finanzas y al proveedor encargado de gestionar los servicios.
Una política de viajes corporativos debe facilitar decisiones, no complicarlas
Una política de viajes es el conjunto de reglas que determina cómo debe organizarse un desplazamiento laboral dentro de una empresa, puede cubrir desde quién tiene permiso para viajar hasta qué clase de vuelo se puede reservar, qué tipo de hospedaje se considera aceptable, qué canal debe utilizarse para comprar, qué gastos se reembolsan y quién puede autorizar una excepción.
Crear una política básica no significa redactar un manual de decenas de páginas, de hecho, una investigación publicada por GBTA y ALTOUR en marzo de 2026 encontró que 51% de las políticas analizadas en Estados Unidos y Canadá superaba las 10 páginas y 24% tenía más de 20, mientras 32% de los travel managers encuestados señaló que una de las principales razones por las que los empleados incumplían las reglas era que no las habían leído o no las conocían. Fuente: https://gbta.org/es/corporate-travel-policies-strengthen-modernize-and-embrace-ai%E2%94%80while-opportunities-remain-for-improving-accessibility-policy-clarity-and-compliance/
El estudio se realizó con 168 responsables de viajes corporativos de Estados Unidos y Canadá, por lo que sus porcentajes no describen automáticamente a las empresas mexicanas, pero sí muestran un problema útil para cualquier organización que empieza a formalizar sus viajes, una política extensa carece de valor operativo si quienes deben aplicarla no entienden qué pueden hacer, quién decide y qué procedimiento seguir.
La primera versión debe concentrarse en las decisiones que más se repiten y en los errores que mayores consecuencias pueden generar, después puede ampliarse conforme aumenten el número de viajeros, el gasto, los destinos, las necesidades internacionales o la complejidad administrativa.
Antes de escribir reglas, define quién interviene en cada viaje
Una política funciona mejor cuando establece responsabilidades antes de definir límites, porque la misma regla puede fallar si nadie sabe quién debe aplicarla, el viajero puede aportar la información necesaria, el responsable de área puede justificar la necesidad del desplazamiento, el aprobador puede validar presupuesto y conveniencia, Administración puede coordinar documentación y Finanzas puede establecer los criterios de pago, comprobación y cierre.
En empresas pequeñas, varias funciones pueden recaer en una sola persona, mientras en organizaciones más grandes pueden dividirse entre Compras, Recursos Humanos, Administración, Finanzas, asistentes ejecutivos y responsables de cada centro de costo, la estructura concreta cambia, pero la política debe identificar al menos quién solicita, quién autoriza, quién reserva, quién paga, quién comprueba y quién atiende una incidencia.
Esta definición también ayuda a separar responsabilidades entre la empresa y su agencia de viajes, un proveedor puede buscar opciones, gestionar reservaciones, coordinar servicios y dar seguimiento a cambios, pero las reglas de autorización, presupuesto, deducibilidad, comprobación y excepciones corresponden a la organización que realiza el viaje.
- quién solicita
- quién autoriza
- quién reserva
- quién paga
- quién comprueba
- quién atiende una incidencia
Los ocho elementos mínimos de una política básica de viajes corporativos
Una primera política puede construirse alrededor de ocho decisiones que aparecen de forma recurrente en la operación:
- 1. Definir quién puede viajar y en qué situaciones se considera justificado un viaje de trabajo.
- 2. Establecer quién debe autorizar el viaje y qué información necesita antes de aprobarlo.
- 3. Determinar qué canal debe utilizarse para solicitar, cotizar y reservar.
- 4. Establecer criterios para vuelos, autobuses, hospedaje, traslados y renta de automóviles.
- 5. Definir qué gastos cubre la empresa, qué límites aplican y cómo se pagarán.
- 6. Precisar qué comprobantes debe entregar el viajero, a quién y dentro de qué plazo.
- 7. Documentar cómo se manejarán cambios, cancelaciones, reembolsos y excepciones.
- 8. Incluir un procedimiento básico para incidencias, seguridad y situaciones personales vinculadas con el viaje.
Estas ocho decisiones forman una base suficiente para ordenar una operación inicial, cada empresa puede agregar después reglas sobre viajes internacionales, grupos, eventos, viajes de candidatos, clientes, proveedores, acompañantes, anticipos, tarjetas corporativas o cualquier situación que aparezca con frecuencia.
Alcance, viajeros y responsables
La política debe comenzar indicando a quién aplica, puede cubrir a todos los colaboradores, únicamente a determinados niveles, a personal temporal o incluso a terceros que viajen por cuenta de la empresa, esta última situación merece atención porque GBTA encontró que 26% de las empresas encuestadas todavía gestionaba viajes de invitados, como candidatos, becarios o clientes, caso por caso y sin lineamientos específicos. Fuente: https://gbta.org/es/corporate-travel-policies-strengthen-modernize-and-embrace-ai%E2%94%80while-opportunities-remain-for-improving-accessibility-policy-clarity-and-compliance/
También debe establecer qué se considera un viaje corporativo, una visita a cliente, una capacitación, una feria, una auditoría, una visita a planta o una reunión fuera de la ubicación habitual pueden activar reglas distintas, por eso conviene definir el alcance desde el inicio y evitar interpretaciones después de comprar.
Solicitud y autorización previa
Una política útil debe indicar qué información necesita el aprobador antes de decidir, como mínimo conviene registrar nombre del viajero, origen, destino, fechas, motivo, compromiso asociado, centro de costo o proyecto, presupuesto estimado, servicios necesarios y persona responsable de autorizar.
La empresa también debe establecer en qué momento se considera aprobado un viaje, un mensaje informal puede funcionar en una operación pequeña, pero conforme crece el volumen conviene conservar una evidencia identificable que permita relacionar solicitud, autorización, reservación, gasto y comprobación.
La autorización previa reduce la necesidad de reconstruir decisiones después del viaje y permite detectar desde el principio si la ruta, el horario, el presupuesto o el propósito requieren una excepción.
Canal para cotizar y reservar
La política debe responder una pregunta sencilla, dónde debe reservar el colaborador, puede tratarse de una agencia designada, una plataforma aprobada, un equipo interno o una combinación claramente definida, lo importante es evitar que cada viajero seleccione un canal distinto sin que la empresa pueda reconstruir después qué se compró y bajo qué condiciones.
Esta regla tiene efectos sobre control y seguimiento, en el estudio de GBTA y ALTOUR, reservar fuera de los canales definidos fue el principal problema de cumplimiento para 35% de los travel managers encuestados, mientras 28% señaló como reto relevante el uso de hoteles fuera de política. Fuente: https://gbta.org/es/corporate-travel-policies-strengthen-modernize-and-embrace-ai%E2%94%80while-opportunities-remain-for-improving-accessibility-policy-clarity-and-compliance/
Deloitte encontró una tensión similar en su estudio de viajes corporativos de 2025, 60% de los travel managers encuestados afirmó que sus organizaciones estaban aumentando los esfuerzos para lograr que los empleados utilizaran el proceso de reservación prescrito, mientras 49% de los viajeros dijo utilizar siempre los canales corporativos. Fuente: https://www.deloitte.com/us/en/about/press-room/deloitte-announces-corporate-travel-study-2025.html
Reglas para avión, autobús, hospedaje y movilidad terrestre
Una política básica no necesita establecer una regla distinta para cada aerolínea o destino, pero sí debe indicar los criterios que deben guiar la elección, por ejemplo costo total, duración, horarios, número de escalas, proximidad al lugar de trabajo, equipaje necesario, condiciones de cambio y necesidades específicas del viajero.
En transporte aéreo puede definirse qué categoría está autorizada y bajo qué circunstancias se permiten opciones superiores, en hospedaje puede establecerse un límite, una zona aceptable o un criterio de cercanía, en movilidad terrestre puede especificarse cuándo utilizar autobús, traslado privado, taxi, transporte por aplicación o renta de automóvil.
La investigación de GBTA muestra cuánto pueden variar estas reglas entre organizaciones, 64% de las políticas analizadas permitía premium economy al menos en algunas circunstancias, 58% nunca permitía basic economy, 30% establecía topes o viáticos para hoteles y 46% utilizaba una instrucción más abierta para elegir opciones con precio razonable, estos datos sirven como referencia internacional y no como parámetros que una empresa mexicana deba copiar. Fuente: https://gbta.org/es/corporate-travel-policies-strengthen-modernize-and-embrace-ai%E2%94%80while-opportunities-remain-for-improving-accessibility-policy-clarity-and-compliance/
Para empresas con personal que visita plantas, instalaciones o ciudades sin conexión aérea conveniente, la política también debe contemplar viajes multimodales, una ruta puede requerir avión y después autobús, traslado o automóvil, por lo que evaluar únicamente la tarifa aérea puede dejar fuera tiempo adicional, conexiones y movilidad hasta el destino final.
- costo total
- duración
- horarios
- número de escalas
- proximidad al lugar de trabajo
- equipaje necesario
- condiciones de cambio
- necesidades específicas del viajero
Presupuestos, viáticos y gastos permitidos
La política debe definir qué conceptos paga la empresa y qué gastos quedan fuera, normalmente conviene establecer criterios para transporte, hospedaje, alimentos, equipaje, estacionamiento, peajes, internet, traslados locales y otros conceptos relacionados con la actividad que originó el viaje.
También debe indicar cómo se cubre el gasto, algunas empresas utilizan anticipos, otras pagan directamente ciertos servicios, otras emplean tarjetas corporativas y otras reembolsan al trabajador, cada esquema requiere reglas sobre autorización, evidencia y cierre.
En el estudio de GBTA, 75% de las empresas encuestadas establecía viáticos o límites de gasto para alimentación, con límites de gasto en 53% de los casos y esquemas de viático completo en 21%, nuevamente se trata de referencias de Estados Unidos y Canadá que ilustran distintas maneras de controlar el gasto, no de montos recomendados para México. Fuente: https://gbta.org/es/corporate-travel-policies-strengthen-modernize-and-embrace-ai%E2%94%80while-opportunities-remain-for-improving-accessibility-policy-clarity-and-compliance/
Facturación, comprobantes y fechas de entrega
La política de viajes debe conectarse con el proceso administrativo desde antes de reservar, no después del regreso, la organización necesita indicar qué datos fiscales utilizar, quién los mantiene actualizados, qué comprobantes debe solicitar el viajero, cómo debe entregarlos y en qué plazo debe hacerlo.
Para CFDI 4.0, el SAT identifica como datos del receptor el RFC, nombre o razón social, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal y uso del comprobante, además, el propio SAT señala que no debe condicionarse la expedición de la factura a la entrega de la Constancia de Situación Fiscal, por lo que una empresa puede mantener internamente una ficha controlada con la información necesaria para reducir errores. Fuente: https://www.sat.gob.mx/minisitio/Factura/solicita_consideraciones.htm
La política también puede indicar qué hacer cuando el proveedor es extranjero, cuándo debe entregarse un XML y PDF, cómo se relacionará el comprobante con el viaje y quién debe corregir una factura con datos erróneos, estas reglas reducen el tiempo que Administración dedica a perseguir documentos semanas después.
Cambios, cancelaciones, reembolsos y excepciones
Una política incompleta suele funcionar mientras todo sale conforme al itinerario original, pero pierde utilidad cuando el viajero cambia una fecha, pierde una conexión, cancela una reunión o necesita regresar antes de lo previsto.
Por eso debe establecer qué modificaciones puede solicitar directamente el viajero, cuáles requieren nueva autorización, quién puede aceptar una diferencia tarifaria y cómo se documentarán penalidades, saldos a favor, boletos abiertos o reembolsos pendientes.
También conviene crear un proceso de excepción, una regla rígida puede obligar a tomar una decisión poco conveniente en una situación real, mientras una excepción sin control convierte la política en una sugerencia, la solución consiste en definir quién puede autorizar una desviación y qué evidencia debe conservarse.
Seguridad, incidencias y extensiones personales
Una política básica debe explicar qué hacer cuando surge una incidencia, quién es el contacto interno, quién atiende cambios de reservación, qué información debe conservarse y qué pasos deben seguirse en situaciones que afecten el itinerario.
ISO 31030:2021 proporciona orientación internacional para gestionar riesgos asociados con viajes laborales y contempla elementos como política, identificación de amenazas y peligros, evaluación de riesgos, prevención, mitigación, implementación y revisión, además, la norma aplica a organizaciones de distintos sectores y tamaños, por lo que sirve como referencia para integrar la gestión de riesgos dentro del programa de viajes sin convertir una política básica en un manual de seguridad completo. Fuente: https://www.iso.org/standard/54204.html
La empresa también debería definir cómo tratar un viaje que combine trabajo y actividades personales, GBTA reportó que 62% de los viajeros de negocios latinoamericanos encuestados extendía algunos desplazamientos para realizar actividades de ocio, por lo que conviene separar con claridad qué noches, transportes, cambios, acompañantes o gastos corresponden a la empresa y cuáles pertenecen al viajero. Fuente: https://gbta.org/business-travel-spending-in-latin-america-expected-to-reach-63-9-billion-usd-in-2025-amidst-modest-gains-and-economic-headwinds/
- quién es el contacto interno
- quién atiende cambios de reservación
- qué información debe conservarse
- qué pasos deben seguirse en situaciones que afecten el itinerario
No confundas la política interna con las reglas fiscales
Uno de los errores más comunes al establecer límites consiste en utilizar una disposición fiscal como si fuera automáticamente una política de gasto, ambos conceptos se relacionan, pero cumplen funciones distintas.
La política de viajes decide cuánto está dispuesta a gastar una empresa, qué categorías permite y qué proceso debe seguir el empleado, mientras la legislación fiscal establece requisitos y límites para determinar el tratamiento tributario de determinadas erogaciones.
En México, la Ley del Impuesto sobre la Renta contiene condiciones específicas para la deducibilidad de viáticos y gastos de viaje, incluidos conceptos de alimentación, transporte, renta de automóviles y hospedaje, por eso el monto que una empresa autoriza internamente no debe asumirse automáticamente como equivalente al monto fiscalmente deducible. Fuente: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LISR.pdf
La política debería indicar que los criterios fiscales y de comprobación serán determinados por el área contable o fiscal de la organización conforme a la legislación vigente, mientras los límites operativos pueden responder también a presupuesto, destino, puesto, duración, disponibilidad y naturaleza del viaje.
Ejemplo de una política básica que una empresa puede adaptar
Una empresa mediana podría establecer que todo viaje relacionado con reuniones, capacitaciones, visitas a clientes, plantas, ferias o actividades autorizadas debe solicitarse antes de comprar, la solicitud tendría que identificar viajero, motivo, destino, fechas, centro de costo y servicios necesarios, mientras el responsable del área validaría la necesidad y Administración coordinaría la cotización dentro del canal definido.
La misma política podría indicar que las alternativas deben evaluarse por costo total, horario, escalas, duración y relación con la agenda, que el hospedaje debe cumplir el presupuesto y ubicación autorizados, que cualquier diferencia relevante frente a la opción aprobada requiere nueva autorización y que los servicios complementarios deben guardar relación con el propósito del viaje.
Para gastos y comprobación, la empresa podría definir sus propios límites por categoría, forma de pago y plazo de entrega, además de indicar los documentos que necesita para cerrar cada viaje, cualquier excepción quedaría registrada con la persona que la autorizó, mientras los cambios, cancelaciones y reembolsos permanecerían abiertos hasta conocer su efecto económico final.
El objetivo de este ejemplo no consiste en proponer montos universales, una política adecuada para una empresa de servicios con viajes ocasionales puede resultar insuficiente para una operación industrial con técnicos que se desplazan semanalmente a plantas, del mismo modo, una organización con viajes nacionales no necesita desde el inicio las mismas reglas que una empresa con movilidad internacional frecuente.
Implementar la política requiere más que publicarla
Una vez redactada, la política debe convertirse en una referencia accesible, las personas necesitan saber dónde consultarla, quién puede resolver dudas y qué versión se encuentra vigente, de poco sirve enviarla una vez por correo si seis meses después nadie recuerda dónde está.
La empresa también debe comunicar las reglas que afectan al viajero antes de su primera reservación, especialmente autorizaciones, canal de compra, gastos cubiertos, comprobación y procedimiento para incidencias, esta capacitación puede ser breve cuando la política también es breve.
Después conviene observar qué reglas generan más excepciones y dónde se concentra el incumplimiento, una política que obliga constantemente a pedir autorización extraordinaria puede tener criterios poco realistas, mientras una política que se incumple porque nadie conoce el canal correcto tiene un problema de comunicación y no necesariamente de disciplina.
Deloitte encontró que el costo era uno de los tres principales factores que restringían los viajes para 54% de los travel managers encuestados en 2025, frente a 48% en 2024, un contexto que refuerza la utilidad de medir decisiones como anticipación de compra, cumplimiento del canal, diferencias frente al presupuesto, cancelaciones, servicios no utilizados y reembolsos pendientes. Fuente: https://www.deloitte.com/us/en/about/press-room/deloitte-announces-corporate-travel-study-2025.html
- anticipación de compra
- cumplimiento del canal
- diferencias frente al presupuesto
- cancelaciones
- servicios no utilizados
- reembolsos pendientes
Qué debe acordar tu empresa con su agencia de viajes
Cuando la organización utiliza una agencia, la política debe traducirse a reglas operativas que el proveedor pueda ejecutar, conviene acordar quién puede solicitar cotizaciones, quién puede autorizar, qué información debe acompañar cada solicitud, qué criterios se utilizarán para presentar alternativas, qué servicios pueden confirmarse y cómo se comunicarán los cambios.
También debe definirse qué ocurrirá fuera del itinerario original, quién puede aceptar una diferencia de tarifa, qué procedimiento se seguirá para cancelaciones y reembolsos, cómo se reportarán servicios no utilizados y qué información necesita Administración para relacionar cada movimiento con el viajero, proyecto o centro de costo.
Feel Travel gestiona viajes corporativos con vuelos, autobuses, hospedaje, traslados y renta de automóviles desde un mismo punto de contacto, además, su operación contempla atención directa, revisión de rutas y datos, uso de Sabre para reservaciones y experiencia con esquemas de cortes semanales y facturación posterior conforme a las condiciones de cada cuenta.
Esta capacidad puede ayudar a una empresa a operar con mayor orden una política que ya definió internamente, especialmente cuando necesita centralizar solicitudes, conectar diferentes medios de transporte o reducir la dispersión entre proveedores, sin trasladar al proveedor responsabilidades que pertenecen a Administración, Finanzas o a los responsables internos de autorización.
Puedes conocer el esquema de viajes corporativos de Feel Travel para revisar cómo centralizar vuelos, autobuses, hospedaje, traslados y otros componentes dentro de una misma gestión: https://feeltravel.com.mx/empresas-e-instituciones/viajes-corporativos/
Una política básica debe eliminar decisiones repetitivas antes del siguiente viaje
La mejor primera política no es la más extensa, es la que permite que un colaborador entienda qué necesita hacer antes de solicitar un viaje, que un gerente sepa qué está autorizando, que Administración pueda seguir el expediente y que Finanzas tenga reglas claras para pagar y comprobar.
Empieza con las decisiones que ya generan dudas dentro de tu empresa, identifica quién interviene, establece un canal, define criterios de reservación, ordena los gastos, documenta excepciones y crea un procedimiento para cambios, después revisa la política con base en situaciones reales y amplíala cuando la operación lo requiera.
Cuando esas reglas existen antes de comprar, la empresa puede dedicar menos tiempo a reconstruir decisiones y más tiempo a gestionar los viajes con información clara, mientras el viajero sabe qué esperar y los proveedores pueden trabajar dentro de criterios definidos.
Si tu empresa realiza viajes de trabajo de forma recurrente y busca centralizar reservaciones, integrar servicios y establecer un proceso más ordenado para cada solicitud, Feel Travel puede revisar tus necesidades de movilidad, rutas frecuentes y esquema operativo para definir una forma de atención alineada con tu organización.